قالت هند قبوات، عضو اللجنة التحضيرية للمؤتمر، إن المؤتمر سيفتتح الإثنين ٢٤ فبراير، بعد الظهر مباشرة، ويستمر حتى الثلاثاء، بينما خرجت تصريحات أخرى تنفي الموعد وتكشف عن آخر.
وقال عضوان باللجنة التحضيرية للمؤتمر إن السلطات السورية الجديدة قررت افتتاح المؤتمر الثلاثاء ٢٥ فبراير، وهو ما حدث في النهاية، إذ شهد قصر الشعب في دمشق تدشين مؤتمر الحوار الوطني في ذات الموعد.
لكن كانت هناك فوضى أخرى تتعلق بترتيبات الحضور، إذ قال المتحدث باسم اللجنة التحضيرية، حسن الدغيم، في مؤتمر صحافي قبل ٤٨ ساعة من بدء المؤتمر، إن الدعوات وجهت للمشاركين بالمؤتمر داخل سوريا وخارجها، الأحد ٢٣ فبراير.
وبات على المقيمين خارج سوريا الذين يريدون حضور المؤتمر انتظار تلقي الدعوة أولا قبل يوم أو يومين على الأكثر من بدء المؤتمر، ثم بدء إجراءات السفر للحضور، وهو الأمر الذي صعّب الأمور.
وبسبب فوضى الترتيبات، اعتذر الكثير من الشخصيات البارزة المعارضة خارج سوريا عن عدم الحضور نظرا لضيق الوقت بين الدعوة وبدء المؤتمر، إذ يتعين عليهم إنهاء كل إجراءات السفر وترتيب ظروفهم خلال ٢٤ ساعة فقط، ومن بين هؤلاء الذين اعتذروا سهير الأتاسي وجورج صبرا.
كما أعلنت الفنانة السورية سلاف فواخرجي اعتذارها عن عدم الحضور، وقالت في منشور عبر "فيسبوك"، إنها تشكر اللجنة التحضيرية على دعوتها، لكنها لن تتمكن من الحضور بسبب انشغالها.
ونفت مصادر إعلامية توجيه دعوة في الأساس إلى سلاف فواخرجي، وقال الإعلامي موسى العمر إن الفنانة لم تكن على القوائم الرسمية المعتمدة في المؤتمر، مؤكدا أنه "غير مدعوة للمؤتمر".